Posso Digitalizar meus documentos e descatá-los?

Atualizado: 12 de jan.

A resposta para sua pergunta é SIM. através do Decreto 10.278 de 2020, estabeleceu a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Dentre estas técnicos e regras, está o requisito de que o documento digitalizado tenha uma séria de Meta-dados(Indexações) que servirão como base de pesquisa e validação das informações.

Também como requisito principal, dispões que após a digitalização deverá ser realizada a assinatura digital do responsável pela execução da digitalização.


"Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Requisito na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.

Desnecessidade da digitalização

Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.

Responsabilidade pela digitalização

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.

§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.

§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá:

I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e

II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.

Descarte dos documentos físicos

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico."

https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.278-de-18-de-marco-de-2020-248810105

Saiba que só precisará destas etapas para os documentos originais

Para a digitalização dos documentos cabe separar os tipos, sendo documentos originais e documentos cópia, quando se tratar de cópia você não deverá ter o dever legal de guardá-los, tão somente para sua finalidade de consulta e pesquisa, desta forma forma sendo digitalizados de forma simples, sem necessidade de várias indexações e assinatura digital, diminuindo seus custos e agilizando o rpcesso.


Como poderá pesquisar estes documentos

Poderá pesquisar seus documentos em um sistema específico, desde que atenda os requisitos exportos no decreto, além de estar artendo aos mecanismos de redundância e segurança.



Tags:

#digitalização #scanner #decreto10278 #decreto102782020

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